Większość menedżerów i właścicieli placówek medycznych ustala cennik na dwa sposoby: patrzy na stawki konkurencji za ścianą albo dodaje „zwyczajową marżę” do stawki godzinowej lekarza. Efekt? Gabinet pęka w szwach, pacjenci wracają, a na koniec miesiąca zysk na koncie się nie zgadza.
Jeśli nie wiesz dokładnie, ile kosztuje każda minuta, w której lekarz siedzi w fotelu, zarządzasz finansami po omacku. Wykonanie skomplikowanego zabiegu za 500 zł może przynosić realną stratę, podczas gdy prosta usługa za 150 zł buduje Twój zysk.
Aby przestać zgadywać i zacząć zarabiać, musisz przejść na model ABC (Activity-Based Costing), czyli rachunek kosztów działań. W prostych słowach: przypisujemy absolutnie każdy wydatek placówki do konkretnej minuty pracy lekarza i konkretnej procedury.
Krok 1: Wylicz koszt stały jednostki (ile kosztuje sam punkt medyczny)
Zanim lekarz w ogóle wejdzie do gabinetu, Twoja placówka generuje koszty. To tak zwane koszty stałe – płacisz je niezależnie od tego, czy przyjmiesz jednego pacjenta, czy stu.
Zbierz koszty z ostatniego miesiąca:
– Wynajem lub rata za lokal
– Rachunki (prąd, woda, ogrzewanie, Internet)
– Recepcja, księgowość, sprzątanie, ochrona
– Oprogramowanie medyczne i marketing
Teraz przelicz to na stawkę minutową. Jeśli Twoja placówka działa np. przez 160 godzin w miesiącu (9 600 minut) i dysponujesz 2 gabinetami, łączny czas pracy placówki to 19 200 minut.
Wzór:
Koszty stałe minuty = Łączne koszty stałe placówki / Łączna liczba dostępnych minut pracy wszystkich gabinetów
Przykład: Jeśli koszty stałe wynoszą 38 400 zł miesięcznie, a masz do dyspozycji 19 200 minut, koszt stały każdego gabinetu to 2 zł za minutę, niezależnie od tego, co się w nim dzieje.
Krok 2: Dolicz zużycie sprzętu (Amortyzacja sprzętu per minuta)
Fotel medyczny, USG, laser czy unit nie są darmowe. Z każdym zabiegiem ich wartość spada, a naprawy i przeglądy kosztują.
1. Wymień sprzęt znajdujący się w danym gabinecie.
2. Określ jego szacowaną żywotność (np. 5 lat = 60 miesięcy) oraz roczny koszt serwisów.
3. Podziel miesięczny koszt urządzenia przez liczbę minut, w których sprzęt faktycznie pracuje.
Przykład: Laser zakupiony za 120 000 zł z założeniem pracy przez 5 lat kosztuje 2 000 zł miesięcznie w samych kosztach zakupu. Przy założeniu, że pracujesz na nim 50 godzin (3 000 minut) w miesiącu, każda minuta jego pracy kosztuje Cię 0,66 zł.
Krok 3: Koszt personelu w gabinecie (Lekarz + Asysta)
To najprostsza, ale często błędnie liczona część. Musisz wziąć pod uwagę pełny koszt wynagrodzenia (wraz z podatkami/narzutami) lekarza i asystenta.
– Lekarz: Jeśli rozliczasz się w stawce godzinowej (np. 150 zł/h), jego minuta kosztuje 2,50 zł. Jeśli rozliczasz się procentowo, koszt ten wyliczasz osobno przy rentowności danej procedury.
– Asysta/Pielęgniarka: Przy pełnym koszcie etatu i pensji na poziomie np. 6 000 zł brutto za 160 godzin, godzina pracy asysty kosztuje 37,50 zł, co daje 0,63 zł za minutę.
Krok 4: Złóż wszystko w jeden algorytm
Dopiero zestawienie tych czterech elementów daje Ci realny koszt minuty pracy gabinetu podczas zabiegu:
Realny koszt minuty = Koszt stały minuty + Koszt amortyzacji sprzętu + Koszt minuty lekarza + Koszt minuty asysty
Przeliczmy przykładowy, 30-minutowy zabieg:
– Koszt stały (2 zł/min * 30 min) = 60 zł
– Amortyzacja sprzętu (0,66 zł/min * 30 min) = 19,80 zł
– Wynagrodzenie lekarza (2,50 zł/min * 30 min) = 75 zł
– Wynagrodzenie asysty (0,63 zł/min * 30 min) = 18,90 zł
– Zużyte materiały jednorazowe (wypełnienia, rękawiczki, leki) = 40 zł
Łączny koszt wykonania zabiegu: 213,70 zł.
Jeśli sprzedajesz tę usługę za 220 zł, Twój realny zysk wynosi zaledwie 6,30 zł, a nie – jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka – ponad 100 zł.
Cichy zabójca rentowności: Czas wolny w grafiku
Zrozumienie kosztu minuty ujawnia największy przeciek finansowy w placówkach medycznych: „okienka” między pacjentami.
Większość menedżerów uważa, że puste okienko to po prostu brak przychodu. To błąd. Puste okienko to aktywna strata, ponieważ koszty stałe oraz wynagrodzenie personelu (jeśli jest na stałej stawce) płacisz niezależnie od tego, czy pacjent siedzi w fotelu.
Zobaczmy matematykę:
– Koszt minuty gabinetu bez zabiegu (koszt stały + asysta + stałe wynagrodzenie lekarza): ok. 4,50 zł / minuta.
– Jedno puste okienko trwające 20 minut kosztuje placówkę 90 zł wyparowanych z kieszeni.
– 3 puste okienka dziennie (60 minut) = 270 zł straty dziennie.
– Przy 22 dniach roboczych w miesiącu daje to 5 940 zł czystej straty na jednym gabinecie.
– Jeśli masz 3 takie gabinety, wyrzucasz w błoto ponad 17 000 zł miesięcznie.
Co zrobić z tą wiedzą?
1. Przejrzyj cennik: Podnieś ceny procedur, które po podliczeniu algorytmem ABC przynoszą straty lub wychodzą na zero.
2. Optymalizuj grafik: Uszczelnij system rezerwacji, wprowadź przedpłaty lub przypomnienia SMS, aby wyeliminować puste luki.
3. Promuj usługi wysokonarzutowe: Skieruj marketing na te procedury, które mają najwyższą marżę per minuta pracy gabinetu.
Chcesz precyzyjnie przeliczyć koszty w swojej placówce, wyeliminować nierentowne procedury i uszczelnić grafik? Umów się na bezpłatną konsultację z zespołem InitClarity. Przeanalizujemy Twój model finansowy i wdrożymy rozwiązania, które przełożą się na realny zysk.
